Электронный документ, отличия от традиционного

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;

2) при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

4) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Главное отличие электронного документа от традиционного заключается в том, что нет жесткой привязки документа к материальному носителю. Это отличие определяется особенностями организации электронных документов и технологией фиксации их содержательной информации. Особенности информационной цифровой технологии позволяют мгновенно и неоднократно копировать и передавать электронный документ по коммуникационным каналам связи; им может пользоваться одновременно неограниченное число пользователей.

Один и тот же электронный документ может одновременно существовать в форме объективной статической записи цифрового двоичного кода.

Как правило, в виде файла с внешними атрибутами (имя, расширение, дата создания, объем) того или иного формата на разного рода так называемых электронных носителях. В оперативной памяти или в нематериальном динамическом состоянии в виде вторично сформированной во времени сигнальной свертки, в виде динамически изменяющихся физических полей различного рода электромагнитных, электрических, оптических и акустических сигналов в момент его передачи либо реализации по телекоммуникационным каналам связи во времени и пространстве. При этом после его приема, выделения и записи оставаться аутентичным. Причем материальный носитель, в отличие от бумажного документа, может использоваться многократно для записи разных документов (а не однократно).

Файловая система организации пространства оперативной памяти и носителей такого сложного электронного устройства как электронно- вычислительная машина или компьютер является важной составляющей, организующей работу и взаимодействие процессора, оперативной памяти, шин интерфейсов и внешних устройств. Коммуникационные свойства информационных технологий позволяют практически мгновенно передавать и получать электронные документы на любых расстояниях независимо от мест нахождения отправителя и получателя, от территорий, границ государств, и тем самым организовать оборот электронных документов, а не документов в форме материальных объектов, как это принято в традиционном бумажном документообороте.

Еще одно отличие электронного документа от бумажного заключается в том, что зафиксированную на материальном носителе тем или иным способом, информацию с реквизитами в электронно-цифровой форме. А также ее наличие и местоположение на носителе невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и, тем более, ее собственноручно подписать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств.

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного ODF - это формат хранения документов изначально создан в 1999 г. как открытая и свободная альтернатива закрытым форматам и с соблюдением всех процедур и формальностей, в 2006 г. формат был принят как международный стандарт. Полное описание формата занимает 738 страниц.

На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

В России в настоящее время заканчиваются работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его государство, преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости.

Некоторые предприятия регламентируют для внутреннего обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной или посланной на принтер, в электронном документе отсутствуют поля и связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в организацию принимаются только в таком виде. Например размер копии листа А4 без полей с текстовой информацией должен быть равен 3200х2200 пикселей.

По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:

1) дает возможность поиска по ключевым словам;

2) не изнашивается с течением времени;

3) может содержать URL – ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений;

4) электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов;

5) меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

Таким образом, под электронным документом следует понимать любую информацию, записанную на перфокарту, перфоленту, магнитный, магнитооптический накопитель, карту флэш-памяти и иной подобный носитель, которую можно аутентифицировать и/ или идентифицировать.