Организация документооборота. Бухгалтерский архив. Сроки хранения бухгалтерских документов.

Документооборот - путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В графике документооборота необходимо предусмотреть:

• наименование отчетов или первичных документов;

• время составления;

• лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

• сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

• лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и к возможности злоупотреблений.

Бухгалтерский архив. Сроки хранения бухгалтерских документов

— После окончательной бухгалтерской обработки все документы подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения;

— Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изымать документы могут только ор-ганы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговые инспекции на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов,проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

— Перечень и сроки хранения документов в организа-ции утверждены руководителем Федеральной архивной службы России от 6 октября 2000 г., раздел 4. Учет и отчетность (определяет перечень документов, подлежащих передаче в архив, а также указывает документы, подлежащие уничтожению непосредственно в организации).

— Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Учетные регистры

Содержащуюся в первичных документах информацию необходимо систематизировать и накапливать, что осуществляется в регистрах бухгалтерского учета. В них все факты хозяйственной деятельности отражаются в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в зависимости от принятой в организации формы учета в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в компьютерном виде.

Учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: внешнему виду, степени обобщения производимых записей, характеру.

1. По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.

Бухгалтерские книги — сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.

Запись в книге одновременно может делать только один работник и поэтому невозможно обеспечить разделение труда учетных работников.

Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.

Карточки — отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам.

Применяются карточки на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров.

Карточки позволяют осуществлять разделение труда учетных работников, повышать их производительность, широко использовать компьютеры для учетных записей, удобны для различных группировок данных.

Компьютерные распечатки (карточки счетов, анализ счета и др.) — учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учете той или иной формы регистров зависит от формы бухгалтерского учета.

2. По степени обобщения производимых записей учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комплексные.

В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Проставляется в них только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).

В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводят пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).