Правила информирования о закупках

После того как конкурсная документация разработана, необходимо проинформировать общественность о предстоящих торгах. Законодательством большинства стран предусмотрено требование для закупающих государственных органов заблаговременно публиковать сведения о предстоящих закупках – извещение о закупках (конкурсная публикация, приглашение на участие). Широкая, полная и заблаговременная информация дает возможность претенденту решить вопрос о своем участии и представить предложения максимальному числу лиц; обеспечить гласность и прозрачность.

В мировой практике для крупных и, в первую очередь, международных торгов, принята система заблаговременного предупреждения. В соответствии с этим приглашению на участие должно предшествовать предварительное объявление – «общее извещение» (по терминологии Всемирного банка). Общие извещения публикуются ежегодно, как можно раньше после начала бюджетного года и содержат перечень предстоящих в плановом периоде торгов, стоимость контрактов, информацию о заказчике, а также название и адрес подразделения, ответственного за их проведение. В нашей республике функцию предварительного оповещения выполняет годовой план закупок. После утверждения заказчик в течение 7 дней направляет его для размещения в информационно-аналитическом бюллетене «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом» и на официальном сайте. Только после этого публикуется приглашение к конкретным торгам, которое в этом случае называют «специальным». Конкурсное приглашение считается опубликованным с даты размещения объявления на официальном сайте. При наличии дополнительных сайта и печатного издания извещение может быть размещено в них.

В соответствии с принятыми правилами рекламирования заказчик имеет возможность дополнительно известить о проведении торгов путем:

·рекламы, размещаемой в любых иных средствах массовой информации (газетах, торговых изданиях);

·писем, адресованных участникам торгов;

·циркулярных писем консульствам или дипломатическим представительствам;

·информации, размещаемой в компьютерных сетях и электронных базах.

·Объявления должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах: наименование и адрес покупателя (госзаказчика), наименование торгов; источник финансирования и валюта платежа; характер, количество поставляемых товаров; срок и место поставки;

·критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента; порядок, сроки и место получения конкурсной документации; способ передачи, цена конкурсных документов и порядок ее взимания; место, день и окончательный срок подачи конкурсного предложения и др.

В ответ на извещение претенденты приобретают конкурсную документацию для принятия решения о своем участии в конкурсе (получают запросы). Обычно публикация о предстоящих торгах производится за один-полтора месяца до дня их проведения, небольших – за двадцать дней. О крупных торгах объявление может публиковаться за 2–4 и более месяцев. Как правило, подлежат публикации и результаты конкурсов (запросов ценовых предложений).

25. Подготовка, оформление и подача оферт

Срок подготовки предложений должен быть достаточным для их разработки и доставки. Как правило, в национальных законодательствах он составляет для конкурсных процедур не менее 30 дней со дня публикации.

В течение этого периода претендент имеет право на получение от заказчика (конкурсной комиссии) исчерпывающей информации по условиям и по порядку проведения конкурса, может изменять или отзывать свое конкурсное предложение до истечения конечного срока его подачи. В свою очередь, проводящая закупки организация обязана подготовить ответы на поступившие, не позднее, чем за 10 дней до истечения конечного срока их подачи, вопросы. Письменные копии ответов рассылаются всем участникам торгов без указания источника запроса.

Заказчик вправе вносить изменения в конкурсную документацию посредством издания дополнений. Дополнения издаются, как правило, не позднее, чем за 10 календарных дней до истечения окончательного срока представления конкурсных предложений, и в течение 3 рабочих дней доводятся до сведения всех участников, получивших конкурсную документацию. В случае издания дополнений и\или, если один или более претендентов не в состоянии представить конкурсные предложения в указанное время по независящим от них причинам, заказчик имеет право продлить окончательный срок представления конкурсных предложений. Уведомление об этом доводится до сведения участников в течение трех рабочих дней со дня их утверждения.

До истечения срока подготовки предложений, определенного в конкурсной документации, участники конкурса представляют свои заявки, оформленные в соответствии с ее требованиями – на бумажных носителях или в форме электронного документа. Как правило, в состав конкурсного предложения входят: форма конкурсного предложения и ведомость цен; документы, подтверждающие правомочность и квалификацию участника; документы, подтверждающие соответствие поставляемой продукции требованиям заказчика; обеспечение конкурсной заявки, если оно предусмотрено заказчиком.

Конкурсное предложение, оформленное на бумажных носителях, подается в двойных запечатанных конвертах (один конверт внутри другого) по адресу и в сроки, указанные в конкурсной документации. Внешний конверт должен быть адресован заказчику, содержать название проекта, название и номер приглашения к участию в торгах, а также слова «не вскрывать до …» с указанием времени и даты крайнего срока подачи конкурсных предложений. Если внешний конверт не опечатан и не помечен в соответствии с данными требованиями, заказчик не несет ответственности в случае его потери или преждевременного вскрытия. На внутреннем конверте – имя претендента – участника торгов, его адрес. Внутри конверта - предложение и конкурсное обеспечение.

Предложения должны быть доставлены лично или посланы почтой в подразделение по реализации проектов не позднее времени и даты, указанных в конкурсных документах. Приемка оферт осуществляется секретарем комиссии или уполномоченным лицом; регистрация производится в порядке их поступления. Факт подачи заявки отмечается в журнале регистрации заявок, представителю поставщика выдается расписка.

Готовое конкурсное предложение должно быть четко составлено, разборчиво написано, не содержать исправлений, и обязательно подписано претендентом или уполномоченным агентом.

В соответствии с правилами проведения торгов все претенденты одновременно с подачей предложений вносят гарантийный залог – конкурсное обеспечение, в любой приемлемой для заказчика форме, оговоренной в конкурсной документации и не противоречащей действующему законодательству. Обычно конкурсное обеспечение имеет форму банковских гарантий, залога или поручительства. Характер и величина обеспечения определяется заказчиком в зависимости от предполагаемой стоимости закупки и не должна превышать 3% цены конкурсного предложения. Конкурсное обеспечение вводится в связи с длительным проведением конкурса и желанием заказчика подстраховаться от рисков, связанных с отказом претендентов от подписания контракта. Гарантия должна обеспечить надежность конкурсной процедуры и покрыть издержки заказчика на их проведение в случае, если представленное предложение будет отозвано оферентом ранее установленного срока, или в случае, если он будет не в состоянии подписать контракт или представить гарантию исполнения. Таким образом, конкурсное обеспечение можно рассматривать в качестве платы заказчику за риск. Механизм введения конкурсного обеспечения исполняет еще одну функцию – отсечение несерьезных предложений.