Применение инструмента Организатор

1. Выберите команду Сервис | Шаблоны и надстройки и нажмите кнопку Организатор. На экран будет выведено одноименное диалоговое окно.

2. В списке слева отображаются стили, используемые в текущем документе или подключенном к нему шаблоне. В списке справа (по умолчанию) будут отображены стили, используемые в шаблоне Нормальный.

3. Закройте открытый по умолчанию шаблон документа кнопкой Закрыть файл, а затем нажмите её опять (название кнопки изменится – теперь она будет называться Открыть файл). В результате откроется знакомое вам окно Открытие документа, с помощью которого откройте файл нужного документа или шаблона.

4. В диалоге «Организатор» выделите стили, которые нужно копировать, и скопируйте их в ваш документ. (Для выделения нескольких рядом стоящих стилей нажимайте SHIFT, а отдельно стоящих стилей - CTRL).

Примечание. Оперативно просмотреть, какие стили применены по отношению к каждому абзацу документа, позволяют режимы просмотра Обычный или Структура (меню Вид). Однако предварительно нужно задать размер полосы стилей. Для этого следует открыть диалоговое окно команды Параметры меню Сервис и в правом нижнем углу вкладки Вид в поле Ширина полосы стилей установить размер полосы (2-3 см). Эта полоса будет расположена слева от текста и заполнена названиями стилей абзацев текущего документа.

Создание шаблонов

Процедура создания шаблона аналогична процедуре создания нового документа. Для создания шаблона выполните следующие действия:

1. Выберите команду Файл | Создать.

2. В области задач Создание документа выберите команду На моём компьютере в разделе Шаблоны.

3. В диалоговом окне Шаблоны установите переключатель шаблон в разделе Создать.

4. В диалоговом окне Шаблоны выберите один из существующих шаблонов в качестве основы для создания нового и нажмите ОК.

5. Введите текст и рисунки, отредактируйте и отформатируйте шаблон теми же методами, что и при создании документа. В шаблоне можно определить параметры страницы (поля, размер бумаги и т.д.), стили. Можно ввести также элементы автотекста, настройки меню и панелей инструментов, определение сочетаний клавиш, макросы (убедитесь, что эти элементы будут сохранены в создаваемом шаблоне, а не в шаблоне Normal.dot).

6. Выберите команду Файл | Сохранить или нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов. Когда шаблон сохраняется в первый раз, Word автоматически предлагает для сохранения шаблона текущую папку Шаблоны, однако вы можете сохранить свой шаблон и в любой другой папке.

Примечание. Можно создать шаблон на основе существующего документа. Для этого выберите команду Выбор документа в разделе Создание из имеющегося документа. В открывшемся диалоговом окне Создание из имеющегося документа выберите подходящий для создания шаблона документ и нажмите кнопку Создать новый. При первом после редактирования сохранении нового документа убедитесь, что в раскрывающемся списке Тип файла выбран элемент Шаблон документа (*.dot).

Автоматическое создание оглавления документа

При правильном форматировании документа и применении стилей для заголовков различного уровня Microsoft Word позволяет создавать оглавление автоматически. Для этого установите курсор в то место, где должно поместиться оглавление, и выполните следующие действия. Выберите команду Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели. Перейдите на вкладку Оглавление, из предложенного списка Вид выберите подходящее оформление. Задайте степень подробности оглавления с помощью поля Уровни. Например, можно включить в оглавление заголовки только первого уровня. Для большей подробности можно включить заголовки и более низких уровней.

С помощью кнопок Параметры и Изменить можно изменить шаблон оформления оглавления (тип шрифта, размер, нумерацию и т.п.).

Для обновления оглавления при редактировании документа следует нажать клавишу F9 или выбрать команду Обновить поле в контекстном меню оглавления (контекстное меню открывается нажатием правой клавиши мыши; указатель мыши при этом должен находиться на оглавлении). Диалоговое окно Обновление оглавления позволяет обновить либо только номера страниц, либо оглавление целиком, включая названия глав и параграфов.