Лингвистические особенности деловой речи

Деловой стиль характеризуется своеобразной лексикой и фразеологией с ярко выраженной функционально-стилистиче­ской окраской, не встречающейся в других стилях (например: про­живает, занимает площадь вм. живет; лицо вм. человек; зачисляют на работу вм. принимают; предоставляется отпуск вм. дается). Слова употребляются в их прямых, конкретных значениях. Ши­роко используются профессионализмы, речевые стандарты, но­менклатурные обозначения, служащие для называния конкретных предметов и явлений, связанных с определенным кругом деятель­ности человека, типично употребле­ние сложных слов и аббревиатур (например: лесоматериалы, грузоподъемностъ, спецодежда, РОНО, МИД, ИТАР-ТАСС, СНГ и др.). Для дипломатических документов и деловой переписки характерна так называемая этикетная, комплиментарная лексика (например: Его величество, Его Превосходительство, господин, гопожа,сударь, дорогой друг, уважаемый господин и т.д.).

В деловом стиле отсутствует эмоционально окрашенная и иностилевая (разговорная, просторечная) лексика, так как документы, составляющиеся в соответствии с требованиями этого стиля, практически лишены экспрессивности, в них не используются изобразительно-выразительные средства языка. Напротив, в деловых тек­стах присутствует долженствующе-предписывающая стилевая окраска, которая достигается посредством употребления наречий (например: следует неукоснительно соблюдать..., необходимо ре­шительно устранить...) и глаголов в инфинитиве со значением повелительного наклонения (например: определить перечень не­ обходимых мер..., установить место дислокации..., исправить име­ ющиеся недочеты..., необходимо допустить…).

Другая важная особенность делового стиля – безличность вы­сказывания – предполагает неличный характер речевого общения п проявляется в употреблении глаголов в форме третьего лица (например: предстоит сделать, надлежит выполнить, следует предложить) и, соответственно, неупотребление глаголов в формах первого и второго лица (первое лицо допустимо лишь в ограничен­ном числе случаев, когда устанавливаются правовые отношения между частными лицами, частным лицом и организацией или го­сударством, например, при оформлении доверенности, расписки, трудового соглашения).

Широко используются в деловой речи собирательные суще­ствительные (например: правосудие, граждане, снаряжение, обо­ рудование, укрывательство и др.), причастия (например: участву­ ющий, подавшие и др.), пассивные конструкции – возвратные глаголы и страдательные причастия (например: дело заслушивается, ныло заслушано, дата определена; вопрос отложен, откладыва­ется и др.). Большое место занимают отыменные предлоги, на­пример: за счет ( экономических средств), на предмет (получения пособия), в случае (повторного нарушения), в части (решения); конструкции с предлогом по + предложный падеж существи­тельного, например: по истечении (указанного срока), по предъ­явлении (документа), по завершении (ремонта), по достижении (результата).

В синтаксическом плане деловому тексту свойственно тяготе­ние к усложненной синтаксической структуре: сложноподчи­ненным предложениям и распространенным простым предложени­ям с отчетливым членением на определенные отрезки и ярко выра­женной связью между частями синтаксического целого - союзной, предложной, местоименной, наречной (например: в связи с..., в этой связи..., с целью..., на основании..., ввиду... и т. п.). Осложненность синтаксических конструкций реализуется активным использова­нием однородных членов предложения, многочисленными обосо­бленными оборотами, вводными конструкциями, отглагольны­ми существительными (то же наблюдается и в научном стиле). Например: «Просим Вас принять участие в заседании Оргкомите­та научно-технической конференции института по улучшению лесоснабжения и использования древесины в деревообрабатывающей промышленности РФ».

Такие конструкции объясняются стремлением учесть все об­стоятельства дела, какого-либо соглашения, выяснить причины и поводы юридической деятельности и т.п., стремлением к исчерпан­ности перечисления условий, обстоятельств, целей, причин, след­ствий и т.п. При этом важно все эти моменты свести в одно целое, подвести к обобщающей формулировке. Ясность изложения до­стигается смысловой точностью подбора лексем и прямым поряд­ком слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Преобладание отглагольных существительных и широкое рас­пространение конструкций с этими существительными обусловле­но в деловом стиле стремлением к точности, краткости и простоте синтаксической структуры (например: оказать содействие вм. со­действовать, устроить прием вм. принять).

Нередко отглагольные существительные нельзя заменить соот­ветствующим глаголом без ущерба для смысла.

Ср.:⁰ Представитель МИД заявил журналистам...

⁰ Представитель МИД сделал заявление для печати.

Во втором предложении совершенно определенно идет речь об официальном «заявлении для печати» как форме дипломатическо­го документа.

Конечно, отглагольные существительные «утяжеляют» речь, однако для делового стиля главное – точность и ясность в выраже­нии мысли.

Использование отглагольных существительных в деловом тек­сте влечет за собой употребление так называемого расщепленного сказуемого, т.е. замену глагола-сказуемого двумя словами – вспо­могательным глаголом и существительным, образованным от глагола и выступающим в функции именной части составного сказуемо­го. Ср: заявить - сделать заявление, ремонтировать - производить ремонт, применяться - иметь применение.

Довольно часто предложение строится так, что скапливают­ся целые комплексы существительных в родительном падеже, обычно выстроенных в виде цепочки, например: Специализация книжной торговли создает большие возможности для роста про­изводительности труда, оборачиваемости товарных фондов, улучшения обслуживания покупателей.

Ознакомьтесь с наиболее типичными вариантами употребления отглагольных существительных в стандартных конструкциях деловых текстов.

• Характер сообщения: Обращаемся (к Вам) с напоминанием о том, что...

• Выражение просьбы, требования, пожелания: Комиссия на­стаивает на выполнении решения профкома...

• Аргументация совершения действия: В связи с проведением месячника здоровья...

• Выражение отказа: Ваше сочинение не отвечает требова­ниям, предъявляемым при приеме в наше учебное заведение...

• Выражение согласия: Факультет заочного обучения выра­жает удовлетворение в связи с Вашим решением продол­жать изучение русского языка.

Эти стандартные конструкции, или стандартизированные сло­весные обороты, присущи деловому стилю и называются канцеля­ризмами. Приведем еще несколько примеров канцеляризмов:

• ставим (Вас) в известность о том, что...; доводим до (Ва­шего) сведения;

• в целях оказания методической (технической) помощи (со­действия)...;

• в соответствии с указанием (распоряжением, постановле­нием)...;

• ввиду (срочности заказа) обязать (поручить, предложить)...

В рамках делового стиля канцеляризмы – явление желатель­ное. Они ускоряют процесс составления документа, облегчают восприятие текстов служебного, официального назначения. Более того, именно в деловом стиле культивируются всевозможные стан­дартизированные формулы и клише, особые приемы выражения мысли для известных ситуаций и случаев. Считается, что деловые бумаги не пишутся, а составляются. И действительно, если в обиходной речи вы скажите: «С сегодняшнего дня я в отпу­ске» или «Самолет не смог сесть из-за плохой погоды», то в заявле­нии вы напишите: «Прошу считать меня находящимся в отпуске с... числа», а в докладной записке: «Самолет не смог произвести посад­ку ввиду неблагоприятных погодных условий».

Таким образом, в деловом стиле уместно применение опреде­ленных формул, несущих на себе печать официальности, специфич­ности средств выражения, речевых стандартов.

Однако то, что хорошо в деловой речи, неприемлемо в других ситуациях общения. В противном случае может получиться «до­машняя беседа» жены с мужем, переданная К. Чуковским языко­выми средствами официально-делового стиля: «Я ускоренными темпами, - скажет она, - обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приго­товления пищи подсобном помещении общего пользования. В последующий период времени мною было организовано посе­щение торговой точки с целью приобретения необходимых продо­вольственных товаров».

Явно неуместный в бытовой ситуации общения деловой стиль делаетэто общение нелепым.

А вот как будет выглядеть «переложенная на деловой язык» известным публицистом-сатириком 3. Паперным пушкинская сказка: «Товарищи, показ Пушкиным поимки рыбаком золотой рыб­ки, обещавшей, при условии ее отпуска в море, значительный откуп, не использованный вначале стариком, имеет важное значение. По­вторная встреча с рыбкой, посвященная вопросу о новом корыте, приводит к желаемому результату».

Неуместное употребление языковых средств одного стиля в иной речевой культурной ситуации приводит к неадекватности коммуникации. Об этом следует помнить в любой ситуации, составляете ли вы деловое письмо, готовите ли курсовую работу или просто общаетесь с другом.

6.3. Современные требования к оформлению деловых бумаг

6.3.1. Общие правила оформления

В современной практике сложились общие требования, ко­торые применимы к текстам большинства документов, деловых бумаг. Традиционно деловые тексты состоят из двух смысловых блоков:

• вводного, содержащего основания или мотивы составления документа;

• основного, в котором излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это устоявшийся порядок составления документа, вместе с тем возможна другая последовательность изложения текста: внача­ле освещается суть вопроса, предложения, просьбы и т.п., а за­тем указывается, что явилось основанием составления документа.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы, достоверность и объективность содержания, логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки си­туаций и фактов, полнота информации и вместе с тем отсутствие рассуждений.

Тон изложения должен быть нейтральным, деловым и при этом корректным, т.е. уважительным и доброжелательным.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому необходимо смысловые части разделять абзацами.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. К наиболее часто употребляемым в современной практике реквизи­там документов относятся:

• эмблема организации,

• наименование организации,

• юридический адрес организации,

• название вида документа,

• дата,

• индекс документа,

• адресат,

• заголовок к тексту,

• текст,

• отметка о наличии приложений,

• подпись,

• печать.

В соответствии с правилами оформления документа его содер­жание можно разделить на три основные части:

• заголовочную часть (реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже тек­ста и приложения).

Рассмотрим каждый из означенных реквизитов.

Реквизит «эмблема организации »

Эмблема предприятия – условные (символические) графиче­ские изображения, зарегистрированные в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован рису­нок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изо­бражение, товарный знак и т.п.

Эмблема располагается в левом верхнем углу либо в середине верхней части листа в зависимости от расположения других рек­визитов.

Реквизит «наименование организации »

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке.

В наименовании используются закрепленные сокращения, на­пример: КурскГТУ (Курский государственный технический уни­верситет), ОАО (Открытое акционерное общество), ЗАО (Закры­тое акционерное общество), ТОО (Товарищество с ограниченной ответственностью) и т.п.

Реквизит «наименование организации» располагается под рек­визитом «эмблема организации».

Реквизит «юридический адрес организации »

Юридическим адресом организации является совокупность сле­дующих данных: индекс предприятия связи, почтовый адрес, теле­фон, факс; ИНН, номер расчетного счета в банке, БИК, ОКОНХ, ОКПО.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под рек­визитом «наименование организации» или на нижнем поле доку­мента (если наименование организации размещается в середине верхней части листа).

Реквизит «название вида документа »

Название вида документа располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов, если они носят полуофициальный характер (письмо-приглашение, письмо-благодарность и т.п.).

Название вида документа дает общее представление о его на­значении, определяет состав реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата – один из основных реквизитов документа, обеспечива­ющих его юридическую силу.

Все даты в тексте оформляются цифровым способом в следующей последователь­ности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например- 06.04.03.

В текстах документов, содержащих сведения финансового ха­рактера, а также после текста допускается применять словесно-ци­фровой способ оформления дат, например: 6 апреля 2003 г. Подоб­ный способ оформления даты рекомендуется использовать и при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Дата, указывающая на время составления документа, помеща­ется в верхней заголовочной части слева ниже реквизита «название вида документа» или ставится слева под текстом ниже подписи.

Реквизит «индекс (№) документа »

Индексом является условное обозначение документа, присваи­ваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входя­щих и внутренних документах учреждения рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последо­вательности проставляются на таких документах, как протоколы, справки, контракты и т.п., например: № 1, № 2, № 3... Номера кон­трактов, заключенных между двумя организациями, имеют двой­ную нумерацию, например № 17/12, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 12 – порядковый номер этого докумен­та в фирме-контрагенте.

Реквизит «адресат»

Этот реквизит широко используется при составлении различ­ных деловых бумаг и содержит указание на получателя (адресата): должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.

В служебной переписке данный реквизит реализуется макси­мальным набором составляющих его частей:

• наименование организации (фирмы, предприятия) в имени­тельном падеже;

• структурные подразделения в именительном падеже;

• должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

• юридический адрес организации (самостоятельный рекви­зит становится составной частью реквизита «адресат»),

Например: ОАО «Сталкер»,

Отдел рекламы,

Начальнику отдела г-ну Рогову В.Ф., 113209, Москва Полянка, 17.

Адресование может быть представлено в несколько ином виде, например:

Директору ЗАО «Эра» г-ну Скорину А.В. 127408, Москва, Остоженка, 14.

Слова «господину», «госпоже» употребляются в адресе сокра­щенно: «г-ну», «г-же».

Если документ направляется постоянным адресатам (заявле­ние, докладная записка и т.п.), почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почто­вый адрес, затем – фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва, Ордынка, 32, кв. 17, Лунину П.В.

Реквизит «адресат» размещается в правой верхней части листа документа.

Реквизит «заголовок»

Заголовок – краткое изложение основного смысла текста со­ставляемого документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названи­ем вида документа, отвечая на вопрос: о чем? или чего? Например: «договор о поставке груза...» или «протокол заседания...».

Заголовок располагается слева после реквизитов «дата» и «ин­декс документа» и не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения доку­мента полностью при его регистрации.

Реквизит «отметка о наличии приложений »

Если имеются приложения к документу, то в нем ста­вится отметка об их наличии. Этот реквизит располагают после тек­ста перед подписью.

Если полное наименование приложения к документу упомина­ется в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в со­кращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходи­мо в отметке о приложении указать полностью наименования до­кументов, входящих в приложения, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: Проект контракта с ТОО «Эра» на 20 л. в 2 экз.

Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать, например:

Приложение: Справка от 21.10.01 № 23.

Документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, дату, подпись Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к докладной записке инженера ОАО «Гранд» П.И. Климова от 01.04.02

Реквизит «подпись»

Подпись – обязательный реквизит любого документа.

В состав реквизита «подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи.

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ОАО «Реал» _____ А.И. Смеляков

(подпись)

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор ________________ А .И. Смеляков

(подпись)

При подписании документа несколькими должностными ли­цами составные части реквизита «подпись» располагают последо­вательно друг за другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор __________________ И.Г. Орлов

(подпись)

Главный бухгалтер _________ _Н.Н. Зотов

(подпись)

При подписании документа несколькими равными по должно­сти лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

.Директор ОАО « Диз» Директор ЗАО «Гэз»

_______________________________ Р.К. ЛанВ. Розов

(подпись) (подпись)

В документах, подготовленных комиссией, собранием (напри­мер в протоколах) указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (пред­седатель, члены комиссии, секретарь).

При наличии в документе сведений финансового характера он подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение».

Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права учреждения или должностных лиц, а также фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, подпись соответствующего лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

Виды деловой документации

Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие видов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка. К числу наиболее востребованных в повседневной жизни относятся следующие:

I. Деловые бумаги личного характера:

• заявление,

• объяснительная записка,

• расписка,

• доверенность (личная),

• автобиография,

• характеристика,

• резюме.

II. Служебная документация:

• докладная записка,

• протокол (полный и краткий), выписка из протокола,

• объявление,

• справка,

• договор (контракт).

III. Деловая переписка:

• извещение,

• напоминание,

• подтверждение,

• предложение,

• просьба,

• запрос, ответ на запрос, заказ,

• отказ,

• приглашение,

• ответ на приглашение,

• благодарность,

• поздравление,

• извинение,

• сожаление.