Регламентирование работы местной администрации

Регламентирование работы местной администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации. Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями.

На основе регламента организуются

Документопотоки,

распределяются обязанности, ответственность и права,

формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся

положения о структурных подразделениях и

должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

- курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

- осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании; - готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;

- по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

- осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

- организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы местной администрации

 

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений.

В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы.

Предложения по проекту плана вносятся главой администрации,

его заместителями,

структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Обычно план работы администрации включает:

- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

- вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;

- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;

- организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля.

Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования

Важное направление деятельности администрации - ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования.

В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки.

Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем аппарата и с юридической, а также финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.

Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий.

Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.

 

Планирование индивидуальной работы муниципального служащего

Планирование индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего является важным элементом организации труда в местной администрации. Оно осуществляется в определенной последовательности и включает следующие элементы:

- анализ личного бюджета времени;

- оценку планируемого объема работ (деятельности);

- сопоставление затрат времени на планируемые работы с личным бюджетом времени;

- формирование личного перспективного плана;

- разработку проекта рабочей недели и плана рабочего дня.

Большое значение для планирования личной работы имеет обоснованный выбор формы записи текущих дел.

Это могут быть:

календарь для записи личных дел,

календарь-еженедельник,

записная книжка,

разграфленный определенным образом лист ватмана, картотека и т.п.

Планирование личного бюджета времени по существу сводится к составлению проекта процессов на предстоящий период. Это необходимо для того, чтобы работник четко представлял себе, что ему необходимо выполнить в первую очередь,

какие менее важные дела можно отложить или перепоручить другим исполнителям,

а каких нагрузок можно избежать вовсе.

При индивидуальном планировании работы муниципального служащего целесообразно придерживаться ряда проверенных практикой принципов.

1. План целесообразно составлять только на определенную долю рабочего времени, согласно рекомендациям специалистов - примерно на 60%. Из оставшихся 40% около 20% времени приходится на непредвиденную активность (резерв времени и непланируемые действия), а еще 20% остается на спонтанную активность и творчество. В зависимости от вида и рода занятий возможны отклонения в запланированных объемах времени.

2. Необходимо систематически анализировать виды деятельности и расходы времени, для чего следует фиксировать и перепроверять, как оно используется. Это позволяет постоянно контролировать собственный бюджет времени и накапливать опыт определения затрат времени на различные виды трудовой деятельности, корректировать распределение рабочего времени.

3. Задачи, которые предстоит решить в плановом периоде, следует свести воедино, составить последовательный план действий, предварительно разделив все задачи на долго-, средне- и краткосрочные и установив приоритетность выполнения.

Составляя план работы, целесообразно руководствоваться следующими правилами:

- в план надо включать только такой объем работ, который реально может быть выполнен;

- план должен быть гибким, приспособленным к меняющимся условиям, поскольку важно достижение поставленных целей, а не просто соблюдение позиций плана;

- необходимо стремиться к восполнению потерь рабочего времени;

- временной план целесообразно составлять в привычной для исполнителя письменной форме, а невыполненные задачи, которые по достижении контрольного срока не утратили своего значения, следует переносить на следующий период;

- в планах следует указывать ожидаемые результаты или конечные цели, что позволяет направить усилия на их достижение; - важно ставить конкретные сроки исполнения для всех видов работ, что позволяет повысить самодисциплину и самоорганизованность;

- надо не планировать "спешных" дел, поскольку далеко не всегда неотложное дело является самым важным и срочным, однако именно "спешные" дела занимают большую часть времени;

- следует определить в плане, какую работу нужно выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать);

- при планировании необходимо учитывать время, которое тратится на поездки и ожидания; - в плане следует резервировать часть времени на творческую работу и повышение квалификации; - при планировании в некоторых случаях необходимо рассматривать альтернативные варианты; - в плане нужно предусматривать разнообразие деятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве; - желательно согласовывать личный план с планами коллег и ожидаемых посетителей.

Большую помощь при планировании и организации личного рабочего времени муниципальным служащим как работникам умственного труда оказывают компьютер и другие технические средства, позволяющие облегчить труд и сделать его более продуктивным. Особенно актуальными для муниципальных служащих становятся рационализация документооборота, разработка оптимальных процедур принятия управленческих решений, комфортные условия труда и организация автоматизированных рабочих мест.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Какое значение для работы местной администрации имеют организация и планирование ее деятельности?

2. Какие вопросы деятельности администрации определяются ее регламентом?

3. Для чего необходимы положения о структурных подразделениях администрации и должностные инструкции для работников?

4. Каков порядок планирования работы администрации?

5. Каковы основные цели разделения и кооперации труда в администрации?

6. По каким признакам осуществляется классификация видов управленческого труда?

7. Как должно осуществляться планирование индивидуальной работы муниципального служащего?

Подробнее на Referatwork.ru: http://referatwork.ru/Municipalnoe_upravlenie/section-10-2.html

 

Регламентирование работы местной администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации. Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями.

На основе регламента организуются

Документопотоки,

распределяются обязанности, ответственность и права,

формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся

положения о структурных подразделениях и

должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

- курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;

- осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании; - готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;

- по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;

- осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;

- организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы местной администрации

 

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений.

В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы.

Предложения по проекту плана вносятся главой администрации,

его заместителями,

структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Обычно план работы администрации включает:

- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

- вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;

- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;

- организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля.

Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Организация взаимодействия администрации с представительным органом муниципального образования

Важное направление деятельности администрации - ее взаимодействие с представительным органом муниципального образования, подготовка проектов нормативных и других документов, требующих рассмотрения в представительном органе согласно законодательству и уставу муниципального образования.

В качестве субъекта правотворческой инициативы в этих вопросах выступает глава администрации.

Администрация обычно составляет перечень нормативно-правовых актов, требующих рассмотрения в представительном органе, и график их разработки.

Разработчиками проектов отдельных актов являются профильные структурные подразделения администрации, а общая организация работ и контроль их хода возлагаются на руководителя аппарата.

Проекты нормативных актов должны быть в обязательном порядке согласованы с руководителем аппарата и с юридической, а также финансовой службой администрации (если требуется финансирование) и другими заинтересованными службами.

Представители администрации участвуют в предварительном рассмотрении проектов нормативных актов в комитетах и комиссиях представительного органа, в работе согласительных комиссий.

Депутаты представительного органа могут участвовать в подготовке проектов нормативных актов.