Разработка многотабличных отчетов

Наряду с однотабличными отчетами Ассеss позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных данных в многотаблич-ный отчет автоматически используются связи, установленные в схеме данных БД.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. под-чиненный. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таб-лица или несколько таблиц и при этом не иметь подчиненных отчетов.

Рассмотрим далее построение отчета для двух таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая - подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве подчиненного отчета.

Многотабличный отчет с основной частью на базе глав-ной таблицы

Рассмотрим технологию создания многотабличного отчета на основе таблиц КАФЕД-РА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий списки преподавателей по кафедрам.

Проект макета отчета. Предположим, что макет для отчета со списками преподавателей по кафедрам должен иметь вид, показанный на рис. 6.11. В соответствии с проектом маке-та в отчет предполагается выводить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотография заведующего. Эти данные содержатся в таблице КАФЕДРА. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести данные о препо-давателях кафедре, которые содержатся в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Проект макета да-ет основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу КАФЕДРА, а таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ - в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета

В окне базы данных выберем объект Отчеты (Reports) и нажмем кнопку Создать (New). В окне Новый отчет (New Report) выберем таблицу КАФЕДРА, которая будет источни-ком данных для основной части отчета. Выберем также Конструктор (Design) для по-строения отчета в режиме конструктора.

В окне конструктора отчетов (см. рис. 6.12) добавим раздел Заголовок отчета (Report Header) с помощью кнопки Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer) пане-ли инструментов конструктора отчетов (см. рис. 6.2). Запишем в нем текст "КАФЕДРА", воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись (Label).

В область данных перетащим поля таблицы КАФЕДРА: НКАФ, ККАФ, ТЕЛ, ЗАВ и ФО-ТО из списка, который откроем кнопкой Список полей (Field List) на панели конструкто-ра отчетов (см. рис. 6.2). Разместим поля и подписи, а также отредактируем их в соответ-ствии с проектом макета на рис. 6.11.

Включим в Заголовок отчета (Report Header) текущую дату, воспользовав-шись командой Вставка¦Дата и время (Insert¦Date and Time...), а в Ниж-ний колонтитул (Page Footer) поместим номер страницы. Необходимые дей-ствия были описаны при создании однотабличного отчета.

Сохраним отчет под именем "Кафедры".

Рис. 6.12. Заполнение основной части отчета о кафедрах в режиме конструктора

Разработка подчиненного отчета

Для вывода в отчет Кафедры списка преподавателей из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛЬ под-готовим отдельный отчет, который будет включен в основную часть отчета в качестве подчиненного.

Создание автоотчета

Подчиненный отчет создается как обычный однотабличный отчет. Для автоматического создания отчета в окне Новый отчет (New Report) выберем опцию Автоотчет: ленточ-ный (Auto Report: Tabular). В качестве источника данных этого отчета выберем таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Выбор ленточного отчета позволит получить многозаписевый макет для подчиненного отчета. Создание автоотчета завершается выводом на экран отчета, в котором в качестве заголовка фигурирует имя таблицы (рис. 6.13). В отчет включены все поля таблицы, а заголовками столбцов являются подписи этих полей, заданные в свойствах таблицы.

Доработка подчиненного отчета в режиме конструктора

Для того чтобы подчиненный отчет можно было включить в основную часть отчета в нужном виде в соответствии с проектом макета, доработаем его в режиме конструктора.

Верхний колонтитул, в котором после работы мастера оказались размещенными записи полей, и нижний колонктитул, где размещаются дата и номер страницы, не отобразятся при встраивании отчета как подчиненного. Для отображения в полном отчете заголовков столбцов табличной части перенесем название столбцов из верхнего колонтитула в заголовок подчиненного отчета.

Рис. 6.14. Подчиненный отчет для включения в отчет Кафедры

Включение подчиненного отчета

Воспользуемся самым простым способом включения подчиненного отчета в основной. Разместим на экране окно базы данных рядом с окном отчета Кафедры в режиме конст-руктора, который представлен выше на рис. 6.11. Перейдем в окно базы данных. Выберем из перечня имен отчетов подчиненный отчет Преподаватели и перетащим его в область данных отчета Кафедры. Удалим элемент надписи подчиненного отчета, выделив его и нажав Delete. Отчет Кафедры после внедрения подчиненного отчета показан на рис. 6.15.

Рис. 6.15. Отчет на основе таблиц КАФЕДРА и РЕПОДАВАТЕЛЬ в режиме конструктора со встро-енным подчиненным отчетом

На рис. 6.15 подчиненный отчет отображен внутри отчета Кафедры, где доступен для ре-дактирования, как и основной отчет. Для того чтобы подчиненный отчет при отображении не был взят в рамку, выделим его, как видно на этом рисунке, откроем его свойства и на вкладке Макет (Format) в строке Тип границы (Border Style) выберем значение Отсутст-вует (Transparent).

Для включения подчиненного отчета можно также воспользоваться кнопкой панели эле-ментов Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport). При выключенной кнопке панели элементов (Control Wizards) создается элемент Свободный (Unbound) с надписью Вне-дренный (Child №). В свойствах этого элемента необходимо на вкладке Данные (Data) в строке Объект-источник (Source Object) выбрать встраиваемый отчет Преподаватели.

Заметим, что Access автоматически устанавливает связь между основным и подчиненным отчетом по полю ККАФ, т.к. она определена в схеме данных. При этом не имеет значения, включено ли поле связи в подчиненный отчет. Access работает со всеми полями таблицы, на базе которой построен отчет. Эту связь можно увидеть в свойствах подчиненного отче-та на вкладке Данные (Data) в строках Подчиненные поля (Link Child Fields) и Основ-ные поля (Link Master Fields).

Просмотрим содержимое отчета Кафедры (см. рис. 6.16.), нажав кнопку Предваритель-ный просмотр (Report View) на панели конструктора отчетов, и убедимся, что его вид со-ответствует проекту макета отчета на рис. 6.11.

Рис. 6.16. Первая страница многотабличного отчета

Сортировка записей. Для вывода записей отчета в нужном порядке задается критерий сортировки. Для этого в режиме конструктора надо нажать кнопку в области выделения отчета (на пересечении линеек) и вызвать контекстно-зависимое меню. В меню выбрать строку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) и в открывшемся диалоговым окне выбрать поле сортировки. При необходимости сортировки и группировки записей подчиненного отчета необходимо выполнить для него такие же действия.

Выведем отчет на печать, нажав кнопку Печать (Print) на панели предварительного про-смотра (см. рис. 6.9)