Если голосование идёт за какой-либо документ, то нужно указать его полное наименование.

В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны:

1) дата, время и место проведения собрания;

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

В протоколе о результатах заочного голосования должны быть указаны:

1) дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании собственников;

2) сведения о лицах, принявших участие в голосовании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, подписавших протокол.

Приказ Минстроя России от 25.12.2015г. № 937/пр.

Обязательными реквизитами протокола общего собрания являются (п.4 Приказа):

а) наименование документа;

б) дата и регистрационный номер протокола;

в) дата и место проведения ОСС;

г) заголовок к содержательной части протокола;

д) содержательная часть протокола;

е) место (адрес) хранения протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование;

ж) приложения к протоколу;

з) подписи.

ВВОДНАЯ ЧАСТЬ

1) Инициатор

- Для юридических лиц: полное наименование, ОГРН (как в учредительных документах).

- Для физических лиц: полностью ФИО (как в паспорте), номер помещения, собственником которого является,реквизиты документа, подтверждающего право собственности на данное помещение

Паспортные или иные персональные данные физического лица не требуются!

2) Председатель, секретарь, счётная комиссия

Не указывается в случае, если вопрос об избрании лиц включён в повестку дня ОСС.

3) Присутствующие

Физические лица:

- полностью ФИО собственника/представителя (наименование и реквизиты документа, подтверждающие полномочия представителя);

- номер помещения в МКД;

- реквизиты документа, подтверждающего право собственности на данное помещение,

- количество голосов, подпись (пп. «а» п. 12 Приказа).

Юридические лица:

- полное наименование, ОГРН;

- наименование и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на помещение в МКД;

- количество голосов;

- полностью ФИО представителя ЮЛ;

- наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя ЮЛ, подпись данного лица (пп.«б» п.12 Приказа).

Если лиц, присутствующих на ОСС более 15 человек, оформляется список, который является обязательным приложением к протоколу ОСС (п. 13 Приказа).

В этом случае в протоколе ОСС после указания на общее количество присутствующих делается отметка «Список прилагается, приложение №____».

4) Приглашённые

Физические лица:

- полностью ФИО;

- наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя собственника помещений в МКД, цель участия ОСС и его подпись (пп.«а» п.14 Приказа).

Юридические лица:

- полное наименование, ОГРН;

- полностью ФИО представителя ЮЛ;

- наименование и реквизиты документа, удостоверяющего полномочия представителя ЮЛ, цель участия в ОСС и его подпись (пп.«б» п.14 Приказа).

5) Общее количество голосов собственников в МКД.

6) Количество голосов собственников, присутствовавших /проголосовавших на ОСС.

7) Общая площадь жилых и нежилых помещений в МКД.

8) Повестка дня.

9) Наличие/отсутствие кворума ОСС.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Если вопросов несколько, они нумеруются и располагаются в порядке обсуждения (п.15 Приказа).

Не допускается двоякое толкование вопросов повестки дня (п.16 Приказа).

Если формулировка вопроса предусмотрена законодательством, в протоколе указывается соответствующая формулировка.

Текст каждого раздела протокола общего собрания состоит из трех частей:

а) "СЛУШАЛИ", в которой указывается ФИО выступающего, номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня, краткое содержание выступления или ссылка на прилагаемый к протоколу документ, содержащий текст выступления. Номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня проставляется перед словом "СЛУШАЛИ";

б) "ПРЕДЛОЖЕНО", в которой указывается краткое содержание предложения по рассматриваемому вопросу, по которому будет проводиться принятие решения и голосование. Предложение формулируется предельно точно, ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса и не допускать двоякого толкования;

в) "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)", в которой указываются решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками "за ", "против " или "воздержался " с указанием номера и формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня, количества голосов, отданных за различные варианты голосования.

Решение может содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеруется.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОТОКОЛУ:

а) реестр собственников, содержащий сведения обо всех собственниках помещений в МКД с указанием ФИО собственников - физических лиц, полного наименования и ОГРН юридических лиц, номеров принадлежащих им помещений, и реквизитов документов, подтверждающих права собственности на помещения, количества голосов, которым владеет каждый собственник;

б) сообщение о проведении ОСС, оформленное в соответствии с п.5 ст.45, п.4 ст.47.1 ЖК РФ, на основании которого проводится общее собрание;

в) реестр вручения собственникам сообщений о проведении ОСС, содержащий сведения о собственниках/представителях собственников, которым направлены сообщения, и способе направления сообщений, дате их получения собственниками/представителями собственников, за исключением случая, при котором предусмотрено, что сообщение о проведении ОСС размещается в помещении МКД, определенном решением ОСС;

г) список собственников, присутствовавших на очном ОСС, содержащий сведения о собственниках/представителях собственников;

д) доверенности (или их копии), удостоверяющие полномочия представителей собственников, присутствовавших на ОСС;

е) документы по которым принимались решения на ОСС;

ж) решения собственников в случае проведения общего собрания в форме очно-заочного или заочного голосования;

з) иные документы или материалы, которые определены решением ОСС в качестве обязательного приложения к протоколу.

Все приложения к протоколу подлежат нумерации. Номер приложения, а также указание на то, что документ является приложением к протоколу общего собрания, указывается на первом листе документа.

В протоколе о результатах очного голосования должны быть указаны сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собранияи потребовавших внести запись об этом в протокол (п.5 ч.4 ст.181.2 ГК РФ).

В случае отсутствия подобного волеизъявления, указываются лишь результаты голосования по каждому вопросу повестки дня (п.3 ч.4 ст.181.2 ГК РФ).

В ГК РФ не содержится процедуры фиксации требования лица (либо отсутствие такого требования), голосовавшего против принятия решения собрания, о внесении соответствующей записи в протокол собрания. Нормы ГК РФ применяются с учетом правил, установленных ст. 44–48 ЖК РФ. Целесообразно определить порядок фиксации, как наличия, так и отсутствия вышеуказанных требований, путем утверждения такого порядка на общем собрании собственников в МКД.

Протокол должен быть оформлен не позднее десяти дней со дня проведения общего собрания, так как именно в этот срок решения ОСС должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании.

В случае заочного или заочной части очно-заочного собрания этот срок фиксируется с момента окончания приема письменных решений собственников, установленного в сообщении о проведении общего собрания.

ОПУБЛИКОВАНИЕ ПРОТОКОЛА ОСС

Принятые решения и итоги голосования доводятся до сведения собственников инициатором ОСС путем размещения уведомления в помещении МКД, определенном решением ОСС и доступном для всех собственников доме (ч. 3 ст.46 ЖК РФ).

Сделать это необходимо не позднее чем через десять дней со дня принятия этих решений, т.е. отсчет идет от даты протокола ОСС.

В подтверждение того, что уведомления об итогах ОСС были размещены, можно составить акт о размещении и провести фотосъемку. В дальнейшем такая предусмотрительность поможет инициатору отстоять законность принятых решений в суде.

ПЕРЕДАЧА ПРОТОКОЛА ОСС

Инициатор ОСС, должен представить копии решений и протокола ОСС в УО, правление ТСЖ, ЖК, ЖСК не позднее чем через 10 дней после проведения собрания (ч.1 ст.46 ЖК РФ).

УО, правление ТСЖ, ЖК, ЖСК в течение 5 дней с момента получения указанных копий обязаны направить их в ГЖИ для хранения в течение трех лет (ч.1.1 ст.46 ЖК РФ).

ГЖИ в случае поступления в его адрес в течение трех месяцев подряд двух и более протоколов ОСС, содержащих решения по аналогичным вопросам повестки дня, обязана провести внеплановую проверку для установления факта соблюдения требований законодательства при организации, проведении и оформлении результатов такого собрания (ч.1.1 ст.46 ЖК РФ).

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОСС

В жилищном законодательстве перечень документации, относящейся к ОСС и подлежащей хранению, не установлен. Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

В настоящее время установлены сроки хранения документов, связанных с управлением МКД:

- документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) – 5 лет после выбора УО (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно");

- протоколы правления ТСЖ, ЖК – постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов).

Таким образом, прямого указания на сроки хранения протоколов общих собраний собственников в МКД и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, в Перечне отсутствует. Тем не менее, целесообразно хранить протоколы общих собраний с и решения собственников по вопросам, поставленным на голосование постоянно.

Оригиналы всех документов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием.

Решения и протокол общего собрания собственников помещений в МКД являются официальными документами.

При очно - заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят следующие документы:

- протокол заседания инициативной группы;

- реестр всех собственников;

- реестр вручения сообщений об ОСС;

-сообщение о предстоящем общем собрании;

- акт о размещении сообщений о проведении ОСС;

- листы регистрации собственников;

- реестр вручения бюллетеней для голосования;

- бюллетени для голосования;

- протокол счетной комиссии;

- протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;

- уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;

- акт о размещении уведомлений об итогах проведения ОСС.

В обязанности УО, ТСЖ, кооператива входит хранение всей документации на МКД (ПП РФ №491):

- технической и иной документации;

- документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом;

- документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч.

В управляющую организацию передавать надо копии протоколов и решений собственников. Это обеспечит защиту интересов и самой организации, управляющей МКД, и собственников.

В условиях, когда четко не прописана ответственность за ведение и недостоверность документации на МКД, в состав которой входят и документы общих собраний, недобросовестные УК могут ее просто уничтожить!

Хранить оригиналы документов общих собраний лучше всего по адресу проживания уполномоченного собственников. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.