Обработка входящих документов

Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой организации. От сотрудников, доставивших корреспонденцию из других мест. По электронной почте и т.п. Очень важно, чтобы документ, доставленный в организации. Был зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.

1. Прием и первичная обработка входящей документации, которая заключается в проверке целостности упаковки и правильности доставки.

2. Вскрытие упаковки, производится всегда за исключением писем работникам фирмы с пометкой «Лично». Такие письма передаются адресату без вскрытия. После вскрытия конверта необходимо проверить правильность адресации вложенного документа, количество листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых составных частей документа адресат ставится в известность, а в самом документе и в журнале регистрации в графе «Примечание» делается соответствующая запись. Если входящий документ оформлен по всем правилам, то упаковку выбрасывают. Упаковка не уничтожается, если в документе отсутствует обратный адрес, не проставлена дата, если полученный документ имеет пометку «Лично», а на упаковке такой пометки не было.

3. Простановка отметки о поступлении документа в организацию проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Отметка о поступлении выполняется специальным автонумератором, на котором нанесено наименование организации и предусмотрена возможность смены даты. Сквозная нумерация ведется в течении года. Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

· Сообщения о заседании

· Графики, заявки

· Рекламная информация

· Поздравительные письма

· Пригласительные билеты

· Объяснительные записки

· Документы с пометкой «Лично».

4.. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Как правило. Все входящие документы адресованы руководителю. Однако это не значит, что все документы надо предоставлять ему на рассмотрение. При хорошей организации распределения поручений между сотрудниками предприятия по содержимому документа можно определить. Кто должен исполнить этот документ. Поэтому на предприятии должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый со структурой предприятия, который проводит предварительное рассмотрение входящих документов, чтобы определить исполнителей. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. Обычно их перечень определяется руководителем Работой по предварительному рассмотрению документов, как правило, занимается секретарь-референт. При большом документопотоке это может быть специальная служба документационного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя, тем лучше организована работа на предприятии.

На документах. сразу передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения, а также инициалы и фамилия руководителя. Эта запись обводится овальной рамкой, чтобы ее можно было отличить от других пометок, например, ОМТС (отдел материально-технического снабжения) – И.А.Крылову. Передавая документы без рассмотрения руководителя, секретарь-референт сам определяет исполнителя и сроки исполнения, которые заносятся в регистрационный журнал.

При отборе документов к рассмотрению руководителем секретарь также определяет. Какие дополнительные документы могут понадобиться для рассмотрения вопроса: материалы предварительной переписки, нормативные акты, ранее изданные приказы. Руководитель определяет исполнителей и сроки исполнения.

5. Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации, документы передаются исполнителю под расписку.

6. Дальнейший этап документооборота – контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание а сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

7. После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело.