Муниципальный книжный магазин «Лира»

Общество с ограниченной ответственностью торговая фирма «Вега»

Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименования предприятия или организации прописными буквами.

Регистрационный номер помещается с права от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Например, адресованные вышестоящей организации или структурного подразделению оформляется в именительном падеже:

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно подразделить на две группы.

К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:

– акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

– приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

– дегустации;

– приема объектов;

– проведения испытаний;

– уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

– списания;

– инвентаризации;

– несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением с ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные донные. Акт оформляется на общем бланке акта, должны соответствовать дате и месту активируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы.

Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, проверке наличия и состояния архивных дел, и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание лица, составляющее акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом “Основание”, которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Например:

Основание: приказ директора школы от 17.04.95 № 2 “ О проведении инвентаризации на складе школы”

С новой строки прямо от полей с правописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Составлен: Председатель ______________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: 1. ________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) 2. ________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Присутствовали: 1. ________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) 2. ________________________________________ (должность, фамилия, инициалы)

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи м существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констанцией фактов.

После текста перед подписаниями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в департамент образования

2-й экз. – в дело.

Завершают текст акты подписи.

Акт подписывают председатель и все составители.

При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Например:

Председатель комиссии подпись А.И. Крылов

Члены комиссии подпись С.П. Суворов

подпись К.О. Чижов

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога “О” (“Об”) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: “О проверке”, “О приеме-передаче”, “О списании”, “Об уничтожении”. Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем учреждения.

Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90

 

Классификация писем

 

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные». Они выполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие ситуаций, их можно типизировать, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: 1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать письмо-вопрос и письмо-ответ, что в свою очередь позволяет выделить; письмо-просьбу; письмо-обращение; письмо-предложение (письмо-предоставление). Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма, которое явилось причиной для переписки. (Письма, не требующие после себя ответа: письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение.)

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

Если содержание делового письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое деловое письмо – письмо одноаспективное. Можно выделить, например, следующие аспекты в содержании деловых писем:

1) факт напоминания – письмо напоминание;

2) выражение гарантии – письмо гарантийное;

3) указание не достигнутую степень согласия, свершившийся факт –

письмо-подтверждение;

4) информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо;

5) указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

6) предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым).

Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документа и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией. Такие классификации получили распространение в пособиях по деловой корреспонденции.

Следует отметить, что тематическая классификация официальных писем удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить на следующие виды:

а) по технологии;

б) по оборудованию и энергетике;

в) по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию труда работников канцелярий и архивов.

По структурным признакам деловую переписку можно разделить на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную). Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и фермата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Отказ от письма-стандарта указывает на то, что составитель делового письма придает ему особый характер. Исключительность, необычность отраженного производственного момента нередко требует соответствующего отражения в форме письма. Поэтому нестандартное деловое письмо занимает особое место.

Каждый вид официального письма имеем свою языковую формулу. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающий вид, характер той или иной управленческой, производственной или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По языковым формулам прошу, вызываем, подтверждаем можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Образцы отдельных наиболее распространенных видов официальных писем приводятся в разделе «Отдельные виды писем».

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, замечания, претензии, изменения, уточнения и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном обращении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решение вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений. Как составить текст делового письма

Составление деловых писем – одна из обязанностей секретаря как помощника руководителя. Работа над деловым письмом начинается с составления его текста. Несомненно: опытному секретарю не составит особого труда подготовить текст письма даже по самому сложному и, может быть, деликатному вопросу. Навыки ведения переписки приходят с опытом. Но как быть молодому, только начинающему секретарю? У него нет другого пути, кроме как внимательно изучать предшествующую переписку учреждения, используя ранее составленные письма как образцы, изучать правила ведения переписки, особенности составления текстов писем, закономерности использования письменной деловой речи при ведении переписки.

Деловое письмо – одно из средств оперативного информационного взаимодействия учреждений, организаций, предприятия, фирм. Деловое письмо – лишь один из видов документов, используемых в наше время для информационного обмена между организациями. Наряду с письмом для этой цели используют и другие виды документов – телеграммы, телексы, телефонограммы, электронные сообщения – все вместе и составляющие понятия «переписка». Разновидности переписки выделяются в отдельные виды документов в зависимости от того, какие средства используются для их передачи адресату. Деловое письмо пересылается адресату по каналам почтовой или факсимильной связи, телеграмма и телекс – по каналам телеграфной связи, телефонограмма – по телефонной сети, электронное сообщение – по каналам связи между компьютерными базами данных.

В отличие от других видов переписки на текст делового письма не накладывается никаких ограничений, диктуемых техническими средствами, используемыми для передачи (как, например, на тексты телеграмм, телексов, телефонограмм), но, тем не менее, как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности составления. Их мы и рассмотрим, но сразу же оговоримся, что речь будет идти именно о деловых, или служебных письмах, то есть письмах, которыми обмениваются организации в процессе управленческой деятельности. В этом плане деловые письма отличается, например, от коммерческой переписки, которая, обслуживая сферу предпринимательской деятельности, имеет свои вполне специфические особенности.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к письмам: во-первых, деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу (иначе говоря, должно быть однопредметным по содержанию), во – вторых, письмо должно не быть большим по объему, основная масса писем – до одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста).

Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате рассмотрения письма, должен четко прояснить для себя, на что можно опереться как на исходную точку, и какова та новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо.

Особенно тщательно следует обдумать цель письма, необходимо по возможности четко определить.

Для себя, зачем вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите ли вы только сообщить ему некоторую информацию или рассчитываете побудить его совершить определенные, важные для вас действия? От целевой установки письма будет зависеть и характер приводимой аргументации, и композиция текста.

Композиция текста – последовательность, схема расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). Отдельная смысловая часть текста письма чаще всего соответствует абзацу, но в письмах сложного содержания может включать и несколько абзацев.

Деловые письма с точки зрения композиции принято подразделять на простые и сложные. Простые письма составляются в достаточно тривиальных управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные в композиционном плане письма, как правило, создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, ее серьезного анализа, изложения различных мнений, доказательств.

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и т.п., например:

 

Направляем первую редакцию Типового положения о Государственном испытательном центре (ГИЦ) по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей АПК.

 

Выражаем Вам глубокую признательность за прием, оказанный моему доверенному лицу, представителю Германии в России господину Эварду Майеру и искренне желаем всего самого доброго. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

 

Предлагаем для реализации имеющиеся у нас корпуса швейных машин: - машина швейная бытовая, класс 142; - машина швейная бытовая с электроприводом.

 

Если письмо состоит из двух композиционных частей, то первая часть – это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая часть – заключение – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, требование, выражение гарантии и т.п. например:

 

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «Моссервис», а также в связи с недостаточной загрузкой автохозяйства и его убыточностью (обоснование) просим решить вопрос о передачи доли города Финансово-хозяйственному управлению Мэрии (заключение).

 

 

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне «Кутузово» (обоснование) просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Брянская в ночное время (заключение).

 

Следует помнить, что в качестве обоснования письма может выступать либо ссылка на документ, в соответствии с которым действует адресат или адресат и корреспондент одновременно (нормативный акт, распорядительный документ, договор и т.п.), либо констатация факта описания конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или поставленной цели:

 

В соответствии с договором о сотрудничестве от 15.04.98 № 15/04 Вы приняли на себя обязательства по частичному финансированию работ по восстановлению зоны отдыха «Красное» …(обоснование – ссылка на документ).

 

В связи с разработкой институтом Генеральной схемы застройки Фабричного района города Костромы …(обоснование – изложение факта).

 

Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма – отказы. Независимо от ситуации, послужившей поводом для составления такого письма, отказ должен быть объяснен, мотивирован.

Этого требует этика деловых отношений, например:

В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации (обоснование) предоставить Вам помещение по указанному адресу в настоящее время не представляется возможным (заключение). На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

 

Кроме того, как в вышеприведенном примере, наряду с отказом желательно сообщить корреспонденту о том, чем вы можете компенсировать отказ, что можете предложить взамен или кто, какая организация, по вашему мнению, сможет положительно решить данный вопрос.

При составлении писем, состоящих из двух смысловых частей, возникает естественный вопрос – какая последовательность композиционных частей письма наиболее удачна: «обоснование – заключение» или в обратном порядке – «заключение – обоснование». Сравните два примера:

 

Сообщаем, что ваш заказ на поставку 300 тонн рафинированного сахара – песка не может быть принят из - за временной приостановке производства. Поставка может быть осуществлена с 01.09.98.

 

Сообщаем, что из-за временной приостановки производства ваш заказ на поставку 300 тонн рафинированного сахара – песка не может быть принят. Поставка может быть осуществлена с 01.09.98.

В выборе наиболее предпочтительной композиционной структуры текста следует руководствоваться тем, что любое сообщение в условиях делового общения (а его нормой является нейтральный тон изложения, а в основе лежит логическая форма речи) должно начинаться с того, что известно и автору письма и его корреспонденту, с того, что является для них в информативном плане общим (в данном случае, это часть фразы: “ваш заказ на поставку 300 тонн рафинированного сахара – песка”), а заканчиваться тем, что является новым, неизвестным адресату, то есть той информацией, ради сообщения которой и составляется письмо (это: “не может быть принято из-за временной приостановки производства”), Исходя из этого, можно сказать, что наиболее удачным в условиях делового общения является первый вариант письма. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др., хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем могут иметь сложную структуру. Сложные в композиционном плане письма – это письма, состоящие из трех или более самостоятельных смысловых частей:

Вступление, основная часть, заключение.

Сложные письма, как правило, посвящены вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки видов, мнений, предложений, просьб.

Вступление – это формулировка темы письма, объясняющая причины или повод его написания. В условиях делового общения тема может быть в той или иной степени известна адресату, поэтому задача автора – установить связь между тем, что уже известно корреспонденту, и тем, что автор намерен ему сообщить. Наиболее распространенными в деловой переписке являются два варианта формулировки темы, например:

Администрацией города 12. 02.98 принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на его территории.

Или:

Контрольное управление в соответствии с планом работы в ноябре 1997 г. провело проверку осуществления экономической реформы в Воронежской области, включая внешнеэкономическую деятельность…
Или:
Отделом разрабатывается проект стандарта “КС. УКП. Порядок проведения технологического контроля конструкторской документации”…

 

Основная часть письма включает, во-первых, раскрытие темы, которое дается, как правило, через описание сложившейся ситуации, и, во – вторых, ее анализ. Раскрытие темы и ее анализ являются смысловым центром письма. Обычно события, факты, раскрывающие тему письма, излагаются в их исторической последовательности, то есть так, как они происходили в действительности. Предмет письма может быть подвергнут детальному анализу, рассмотрению по частям, во взаимоотношении частей и в целом. В этой же части письма приводятся доказательства – аргументы, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ относительно предмета письма:

В соответствии с договором от 01. 03.97 № 15/83, заключенный между акционерным обществом “Сахалинрыба” и Дальневосточным пароходством Департамента морского транспорта, пароходство до мая текущего года должно было выделить 500 пятитонных контейнеров (вступление).

 

Однако до настоящего времени контейнеры не выделены. В связи с коротким сроком навигации из – за отсутствия контейнеров под угрозой срыва поставка жителям Магадана товаров первой необходимости(основная часть).

Заключение – это итог рассмотрения темы или предмета письма, представляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе: “просим”, “высылаем”, “предлагаем”, “напоминаем”, “сообщаем” и др.

Уважаемый господин Посол! (обращение) Благодарим Вас за Ваши усилия, направленных на развитие торгово–экономических отношений между Москвой и Румынией (вступление).В Департаменте продовольственных ресурсов прошли переговоры представителей Правительства Москвы Первым секретарем Посольства Румынии, заместителем торгпреда.., во время которых стороны подробно обсудили возможности поставки в Москву румынских продовольственных товаров, в частности.., пользующихся у москвичей большим спросом. Со своей стороны московские организации подтвердили возможности поставки в Румынию… (основная часть). Считаем целесообразным организовать детальное обсуждение Условий поставки и взаиморасчетов, а также изучение новых возможностей торгово-экономического сотрудничества между Румынией и Москвой (заключение).

 

Заключение, содержащее отказ или отрицательный вывод, формулируется как отрицание сделанного предложения или просьбы: “не располагаем…”, “не нуждаемся…”, “не считаем целесообразным…”, “не можем обеспечить..” и т. п.

Заключение письма может содержать несколько выводов, которые могут находиться в отношении дополнении друг друга или, напротив, исключения, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант поведения или разрушения ситуации.

Текст письма может дополняться еще одной частью, которую в риторике принято называть опровержением, то есть доказательством “от противного”.

Автор использует опровержение в тех случаях, когда по его мнению, у адресата, может возникнуть ощущение неубедительности приведенных документов. Давая опровержение, автор тем самым предупреждает возможность возникновения у адресата противоположной точки зрения на момент письма. Чаще всего опровержение следует за заключением, как в следующем примере.

Например: “Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ”

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: “внимательно рассмотрев Ваши предложения…”, “Тщательно изучив Ваши замечания …”.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: “В порядке обмена…”, “В порядке исключения…”, “В связи…”, “В соответствии…”и т.п.